Pemecahan Masalah dengan Tree Diagram atau Diagram Pohon

Pengertian Diagram Pohon (Tree Diagram) dan Cara Membuatnya – Diagram Pohon atau Tree Diagram adalah suatu alat yang digunakan untuk membagikan kategori-kategori besar ke dalam tingkat yang lebih kecil atau terperinci. Seperti namanya, Diagram Pohon berbentuk seperti pohon yang memiliki satu batang dahan yang mencabang dua atau lebih. Demikian juga dengan suatu permasalahan yang ingin kita bahas dengan menggunakan Diagram Pohon, yaitu terdiri dari satu Kategori atau Item besar yang kemudian dibagikan menjadi dua cabang atau lebih yang terperinci. Hal ini dapat membantu kita dalam menyederhanakan suatu permasalahan yang kompleks ataupun mempermudah kita untuk mendapatkan gambaran pada suatu permasalahan yang kita hadapi.

Diagram Pohon atau Tree Diagram ini sering disebut juga dengan Diagram Hirarki (Hierarchy Diagram), Diagram Sistematic (Systematic Diagram) dan Pohon Analisis (Analysis Tree).

Kegunaan Diagram Pohon (Tree Diagram)

Beberapa Kegunaan Diagram Pohon dalam Industri diantaranya adalah sebagai berikut :

• Membantu untuk Menemukan akar permasalahan.
• Curah pendapat (brainstorming) untuk mendapatkan solusi.
• Menjelaskan langkah-langkah atau perincian kepada orang lain.
• Mengidentifikasikan ruang lingkup sebuah proyek.
• Menjelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu masalah.
• Untuk menganalisa suatu proses pekerjaan secara terperinci.

Cara Membuat Diagram Pohon (Tree Diagram)

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyiapkan Diagram Pohon (Tree Diagram).

1. Tuliskan Topik yang ingin dibahas, contohnya seperti permasalahan yang ingin diselesaikan, Proyek yang direncanakan ataupun nama proses yang ingin dianalisa.
2. Kembangkan Topik tersebut dengan menanyakan pertanyaan selanjutnya seperti “Apa penyebab masalah ini terjadi?”, “Kegiatan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek ini”, “Mengapa hal ini bisa terjadi” dan lain sebagainya. Gunakan pertanyaan “Apa” dan “Mengapa”.
3. Gunakan cara curah pendapat atau brainstorming untuk mengembangkan semua kemungkinan pertanyaan dan jawabannya hingga menemukan solusi ataupun akar permasalahannya.
4. Lakukan pemeriksaan ulang diagram pohon tersebut apakah semua yang tertulis tersebut betul-betul diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang bersangkutan dan apakah semua yang tertulis tersebut cukup untuk menemukan akar permasalahannya.

Contoh Diagram Pohon (Tree Diagram)

Diagram Pohon dapat digambar secara Vertikal maupun Horizontal, dibawah ini adalah contoh gambar Diagram Pohon (Tree Diagram) yang dimaksud.

Pemecahan Masalah dengan Tree Diagram atau Diagram Pohon

Adakalanya suatu sasaran improvement membutuhkan rincian  lengkap tentang bagaimana jalur dan tugas-tugas yang perlu dilakukan untuk mencapai sasaran tersebut. Dalam tujuh alat perencanan manajemen (7 management and planning tools) atau 7 New Quality Tools  terdapat diagram yang dapat mengungkap secara sederhana tentang besarnya suatu masalah serta mengurai apa saja langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk pemecahan masalah tersebut. Diagram itu dikenal dengan nama tree diagram atau atau diagram pohon.

Tree diagram adalah teknik yang digunakan untuk memecahkan konsep apa saja, seperti kebijakan, target, tujuan, sasaran, gagasan, persoalan, tugas-tugas, atau aktivitas-aktivitas secara lebih rinci ke dalam sub-subkomponen, atau tingkat yang lebih rendah dan rinci. Tree Diagram dimulai dengan satuitem yang bercabang menjadi dua atau lebih, masing-masing cabang kemudian bercabang lagi menjadi dua atau lebih, dan seterusnya sehingga nampak seperti sebuah pohon dengan banyak batang dan cabang.

Tree Diagram  telah digunakan secara luas  dalam perencanaan, desain, dan pemecahan masalah tugas-tugas yang kompleks. Alat ini biasa digunakan ketika suatu perencanaan dibuat, yakni untuk memecahkan sebuah tugas ke dalam item–item yang dapat dikelola (manageable) dan ditugaskan (assignable). Penyelidikan suatu masalah juga menggunakan tree diagramuntuk menemukan komponen rinci dari setiap topik masalah yang kompleks. Penggunaan alat ini disarankan jika risiko-risiko dapat diantisipasi tetapi tidak mudah diidentifikasi. Tree diagram lebih baik ketimbang interrelationship diagram untuk memecah masalah, yang  mana masalah tersebut bersifat hirarkis. Oleh karena itu, gunakan alat  ini hanya untuk masalah-masalah yang  dapat dipecahkan secara hirarkis.

Berikut adalah prosedur membuat tree diagram:

1. Buat draft pernyataan sasaran (goal statement)
Buat suatu pernyataan sasaran, proyek, rencana, masalah, atau persoalan lain yang sedang diselidiki. Tulis persoalan tersebut pada bagian paling atas (untuk tree diagram vertikal) atau pada bagian paling kiri (untuk tree diagramhorizontal).
2. Buat team yang tepat
Team harus terdiri dari dari orang-orang yang mampu berpikir analitis (bukan kreatif), dan harus memiliki pengetahuan rinci terkait topik sasaran yang sedang dibahas termasuk keahliannya dalam memecah masalah ke tingkat yang lebih rinci. Idealnya ukuran team berkisar antara 4-6 orang.
3. Buat sub-sub sasaran
Lakukan curah pendapat (brainstorming) untuk membuat batang pertama tree diagram. Hal ini berarti membuat rencana aksi (action plan) apa pada tingkat/level pertama agar pernyataan sasaran dapat tercapai. Terus ulangi hal ini pada level-level berikutnya yang lebih rinci sampai mendapatkan elemen fundamental seperti: tindakan spesifik yang dapat ditugaskan, komponen yang tidak dapat dibagi lagi, akar penyebab, atau sampai team mencapai batas keahlian mereka.

Jika kita telah membuat affinity diagram atau interrelationship diagram  sebelumnya, kita  dapat mengambil gagasan-gagasan dari sana. Tulis gagasan atau rencana aksi tersebut di bawah pernyataan pertama (untuk pohon vertikal) atau di sebelah kanan pernyataan pertama (untuk pohon horizontal). Tunjukkan hubungan antara level tersebut dengan garis panah.

4. Lakukan peninjauan
Lakukan pemeriksaan secukupnya sesuai dengan yang dibutuhkan pada setiap level, gunakan pertanyaan-pertanyan seperti berikut:

• Apakah ada hal-hal yang terlupakan?
• Apakah item pada setiap level telah cukup menjelaskan level diatasnya?
• Apakah item pada setiap level memang benar-benar perlu dilakukan untuk level diatasnya?
• Apakah tugas-tugas yang dihasilkan mengarah pada pencapaian sasaran?

Perhatikan Gambar 1 di bawah ini  adalah contoh tree diagram  dengan sasaran (goal) meningkatkan rasio ekonomi dan arus kas perusahaan.

Gambar 1. Contoh Tree Diagram untuk Meningkatkan Rasio Ekonomi dan Arus Kas Perusahaan.