Tentang 7 New Quality Tools

Tentang 7 New Quality Tools

7 New Quality Tools, atau sering disebut juga 7 management and planning (MP) tools, pertama kali  digagas pada tahun 1972 ketika sekelompok insinyur dan ilmuwan Jepang yang tergabung dalam JUSE (Union of Japanese Scientists and Engineers)melihat perlunya alat untuk memetakan permasalahan secara terstruktur pada tingkatan manajemen menengah ke atas sehingga membantu pengambilan keputusan dan kelancaran komunikasi team kerja di lapangan yang sering berhadapan dengan permasalahan yang terjadi karena  kompleksitas 7 Basic Quality Tools, seperti: check sheet, scatter diagram, fishbone diagram, pareto chart, flow charts, histogram, dan SPC. Mereka membentuk sebuah tim untuk meneliti dan mengembangkan alat-alat kendali kualitas baru, tidak  semua alat-alat tersebut baru, namun merekalah yang pertama mengumpulkan dan memperkenalkannya. Alat-alat kendali kualitas baru tersebut adalah:

1. affinity diagram,
2. interrelationship diagram,
3. tree diagram,
4. matrix diagram,
5. matrix data analysis,
6. arrow diagram atau activity network diagram, dan
7. PDPC (process decision program chart).

Karena alat-alat ini digunakan oleh tingkatan manajemen pada saat perencanaan, maka permasalahan yang dipecahkan lazimnya bersifat kualitatif menggunakan data verbal (karena belum ada data numerik) sehingga 7 New Quality Tools sering diklasifikasikan sebagai teknik-teknik kualitatif sebaliknya 7 Basic Quality Tools diklasifikasikan sebagai teknik-teknik kuantitatif.  Tentu saja pengklasifikasian ini tidak tepat karena fishbone diagram dan flowchart adalah teknik kualitatif sementara matrix data analysisadalah teknik kuantitatif. Gambar 1 di bawah ini memperlihatkan bagaimana pengklasifikasian 7 Basic Quality Tools  dan 7 New Quality Tools dalam teknik-teknik quality management.

Sumber: Dahlgaard, Kristensen, & Kanji, 2002, p. 120 (dimodifikasi)

Gambar 1. Klasifikasi Teknik-Teknik Quality Management

Nayatani, et al. (1994) menjelaskan hubungan antara 7 Basic Quality Tools    dan 7 New Quality Tools seperti dalam Gambar 2 di bawah ini.

Sumber: Nayatani, Eiga, Futami, Miyagawa, & Loftus, The seven new QC tools : Practical applications for managers, 1994

Dikutip dari Diaz, 2001, p. 6

Gambar 2. Hubungan antara 7 Basic Quality Tools dan 7 New Quality Tools

Sifat 7 Basic Quality Tools   adalah:

• Mendefinisikan masalah setelah memperoleh data numerik.
• Pendekatan analitis.

Sedangkan sifat 7 New Quality Tools  adalah:

• Mendefinisikan masalah dengan data verbal (sebelum memperoleh data numerik).
• Mengumpulkan ide dan memformulasikan rencana.

Gambar 2 memperlihatkan bagaimana keduanya saling melengkapi satu sama lain dalam memecahkan masalah yang berhubungan dengan kualitas. Mengumpulkan fakta-fakta menjadi data. Dengan keduanya, orang-orang dapat memilih apakah mau menyediakan data dalam bentuk numerik atau lisan. Tujuan akhirnya adalah mendapatkan informasi. Bagaimana pun menurut Nayatani, et al. (1994), informasi itu penting karena tanpa informasi, kita tidak akan memperoleh pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai tujuan (memecahkan masalah yang berhubungan dengan kualitas).

Seperti halnya 7 Basic Quality Tools, 7 New Quality Tools tetap mengacu kepada prinsip manajemen kualitas yaitu berbicara dengan fakta. Keduanya merupakan alat-alat yang mudah dipahami oleh orang-orang yang bekerja di  bidang engineering maupun di luar bidang engineering dan tanpa memerlukan pendidikan tinggi untuk menguasainya.

Berikut penjelasan singkat mengenai 7 New Quality Tools.

1. Affinity Diagram

Affinity diagram adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan sejumlah besar gagasan, opini, masalah, solusi, dan sebagainya yang bersifat data verbal melalui sesi curah pendapat (brainstorming), kemudian mengelompokkannya ke dalam kelompok-kelompok yang sesuai dengan hubungan naturalnya. Metode ini diciptakan pada tahun 1960-an oleh Jiro Kawakita, seorang antropolog Jepang, sehingga sering disebut juga metode KJ (sesuai inisial penemunya, Kawakita Jiro).

Metode ini biasa digunakan untuk menentukan dengan akurat (pinpointing) masalah dalam situasi yang kacau (chaotic) dengan harapan dapat menghasilkan strategi solusi untuk penyelesaian masalah tersebut. Oleh karena itu, metode ini membutuhkan keterlibatan semua pihak dalam organisasi.Affinity diagram selanjutnya dapat dijadikan masukan untuk membuat sebuahfishbone diagram. Gambar 3 di bawah ini adalah contoh affinity diagram.

Sumber: Kusnadi, Curah Pendapat dengan Affinity Diagram – Metode Kawakita Jiro atau KJ Method, 2012

Gambar 3. Contoh Affinity Diagram

Langkah-langkah pembuatan affinity diagram, silahkan baca posting berjudul: Curah Pendapat dengan Affinity Diagram – Metode Kawakita Jiro atau KJ Method.

2. Interrelationship Diagram

Interrelationship diagram (diagram keterkaitan masalah) adalah alat untuk menganalisis hubungan sebab dan akibat dari berbagai masalah yang kompleks sehingga kita dapat dengan mudah membedakan persoalan apa yang merupakan driver (pemicu terjadinya masalah) dan persoalan apa yang merupakan outcome (akibat dari masalah). Gambar 4 di bawah ini adalah contoh interrelationship diagram.

Sumber: Kusnadi, Membuat Diagram Keterkaitan Masalah atau Interrelationship Diagram, 2012

Gambar 4. Contoh Interrelationship Diagram

Untuk mengetahui bagaimana prosedur membuat interrelationship diagram, silahkan buka posting saya yang berjudul: Membuat Diagram Keterkaitan Masalah atau Interrelationship Diagram.

.

3. Tree Diagram

Tree diagram adalah teknik yang digunakan untuk memecahkan konsep apa saja, seperti kebijakan, target, tujuan, sasaran, gagasan, persoalan, tugas-tugas, atau aktivitas-aktivitas secara lebih rinci ke dalam sub-subkomponen, atau tingkat yang lebih rendah dan rinci. Tree Diagram dimulai dengan satu itemyang bercabang menjadi dua atau lebih, masing-masing cabang kemudian bercabang lagi menjadi dua atau lebih, dan seterusnya sehingga nampak seperti sebuah pohon dengan banyak batang dan cabang.

Tree Diagram  telah digunakan secara luas  dalam perencanaan, desain, dan pemecahan masalah tugas-tugas yang kompleks. Alat ini biasa digunakan ketika suatu perencanaan dibuat, yakni untuk memecahkan sebuah tugas ke dalam item–item yang dapat dikelola (manageable) dan ditugaskan (assignable). Penyelidikan suatu masalah juga menggunakan tree diagramuntuk menemukan komponen rinci dari setiap topik masalah yang kompleks. Penggunaan alat ini disarankan jika risiko-risiko dapat diantisipasi tetapi tidak mudah diidentifikasi. Tree diagram lebih baik ketimbang interrelationship diagram untuk memecah masalah, yang  mana masalah tersebut bersifat hirarkis. Oleh karena itu, gunakan alat  ini hanya untuk masalah-masalah yang  dapat dipecahkan secara hirarkis. Gambar 5 di bawah ini adalah contohinterrelationship diagram.

Sumber: Kusnadi, Pemecahan Masalah dengan Tree Diagram atau Diagram Pohon, 2012

Gambar 5. Contoh Tree Diagram

Prosedur membuat tree diagram, silahkan buka posting yang berjudul:Pemecahan Masalah dengan Tree Diagram atau Diagram Pohon.

4. Matrix Diagram

Matrix diagram adalah alat yang sering digunakan untuk menggambarkan tindakan yang diperlukan untuk suatu perbaikan proses atau produk. Matrix diagram selalu terdiri dari baris dan kolom yang menggambarkan hubungan dua atau lebih faktor untuk mendapatkan informasi tentang sifat dan kekuatan dari masalah sehingga kita bisa mendapatkan ide-ide untuk memecahkan masalah. Gambar 6 di bawah ini adalah contoh-contoh matrix diagram.

Sumber: Kusnadi, Tentang Matrix Diagram, 2012

Gambar 6. Contoh-Contoh Matrix Diagram

Jenis-jenis matrix diagram dan cara membuatnya, silahkan buka posting yang berjudul: Tentang Matrix Diagram.

5. Matrix Data Analysis

Matrix data analysis adalah alat yang digunakan untuk mengambil data yang ditampilkan dalam  matrix diagram dan mengaturnya sehingga dapat lebih mudah diperlihatkan dan menunjukkan kekuatan hubungan antar variabel.  Hubungan antara variabel data yang ditampilkan pada kedua sumbu diidentifikasi dengan menggunakan simbol-simbol untuk derajat kepentingan atau data numerik untuk evaluasi. Menurut Michalski (1997), alat ini paling sering digunakan sebagai tampilan karakteristik data untuk kepentingan pelaksanaan riset pasar dan menjelaskan produk dan jasa. Gambar 7 di bawah ini adalah contoh matrix data analysis.

Sumber: Michalski, 1997, p. 287

Gambar 7. Contoh Matrix Data Analysis

Matrix data analysis disusun untuk kemudahan visualisasi dan perbandingan.  Konsepnya cukup sederhana, namun kompleks dalam pelaksanaannya (termasuk dalam pengumpulan data).

6. Activity Network Diagram

Activity network diagram adalah alat yang digunakan untuk merencanakan atau menjadwalkan proyek. Untuk menggunakannya, kita harus mengetahui urutan tugas-tugas beserta durasinya. Beberapa versi activity network diagram yang luas pemakaiannya adalah: CPM (critical path method), PERT (program evaluation and review technique), dan PDM (precedence diagram method). Gambar 8 di bawah ini adalah contoh activity network diagram.

Sumber: Kusnadi, Activity Network Diagram (Bagian Kedua) — Prosedur Penjadwalan Proyek, 2012

Gambar 8. Contoh Activity Network Diagram

Penjelasan lebih rinci mengenai activity network diagram, silahkan buka posting yang berjudul: Activity Network Diagram (Bagian Pertama), dan prosedur penjadwalan proyeknya dalam: Activity Network Diagram (Bagian Kedua) — Prosedur Penjadwalan Proyek.

7. PDPC (Process Decision Program Chart)

PDPC adalah diagram untuk memetakan rencana kegiatan beserta situasi yang mungkin terjadi sehingga PDPC bukan saja dibuat untuk tujuan pemecahan akhir dari suatu masalah, tetapi juga untuk menanggulangi kejutan risiko yang mungkin terjadi. Dengan kata lain PDPC digunakan untuk merencanakan skenario, jika pada situasi tertentu terjadi masalah, kita telah merencanakan bagaimana kemungkinan penyelesaian masalahnya sehingga kita siap untuk menanganinya. Gambar 9 di bawah ini adalah contoh PDPC.

Sumber: Kusnadi, Process Decision Program Chart (PDPC), 2012

Gambar 9. Contoh Process Decision Program Chart (PDPC)

Pemecahan Masalah dengan Tree Diagram atau Diagram Pohon

Pengertian Diagram Pohon (Tree Diagram) dan Cara Membuatnya – Diagram Pohon atau Tree Diagram adalah suatu alat yang digunakan untuk membagikan kategori-kategori besar ke dalam tingkat yang lebih kecil atau terperinci. Seperti namanya, Diagram Pohon berbentuk seperti pohon yang memiliki satu batang dahan yang mencabang dua atau lebih. Demikian juga dengan suatu permasalahan yang ingin kita bahas dengan menggunakan Diagram Pohon, yaitu terdiri dari satu Kategori atau Item besar yang kemudian dibagikan menjadi dua cabang atau lebih yang terperinci. Hal ini dapat membantu kita dalam menyederhanakan suatu permasalahan yang kompleks ataupun mempermudah kita untuk mendapatkan gambaran pada suatu permasalahan yang kita hadapi.

Diagram Pohon atau Tree Diagram ini sering disebut juga dengan Diagram Hirarki (Hierarchy Diagram), Diagram Sistematic (Systematic Diagram) dan Pohon Analisis (Analysis Tree).

Kegunaan Diagram Pohon (Tree Diagram)

Beberapa Kegunaan Diagram Pohon dalam Industri diantaranya adalah sebagai berikut :

• Membantu untuk Menemukan akar permasalahan.
• Curah pendapat (brainstorming) untuk mendapatkan solusi.
• Menjelaskan langkah-langkah atau perincian kepada orang lain.
• Mengidentifikasikan ruang lingkup sebuah proyek.
• Menjelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu masalah.
• Untuk menganalisa suatu proses pekerjaan secara terperinci.

Cara Membuat Diagram Pohon (Tree Diagram)

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyiapkan Diagram Pohon (Tree Diagram).

1. Tuliskan Topik yang ingin dibahas, contohnya seperti permasalahan yang ingin diselesaikan, Proyek yang direncanakan ataupun nama proses yang ingin dianalisa.
2. Kembangkan Topik tersebut dengan menanyakan pertanyaan selanjutnya seperti “Apa penyebab masalah ini terjadi?”, “Kegiatan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek ini”, “Mengapa hal ini bisa terjadi” dan lain sebagainya. Gunakan pertanyaan “Apa” dan “Mengapa”.
3. Gunakan cara curah pendapat atau brainstorming untuk mengembangkan semua kemungkinan pertanyaan dan jawabannya hingga menemukan solusi ataupun akar permasalahannya.
4. Lakukan pemeriksaan ulang diagram pohon tersebut apakah semua yang tertulis tersebut betul-betul diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang bersangkutan dan apakah semua yang tertulis tersebut cukup untuk menemukan akar permasalahannya.

Contoh Diagram Pohon (Tree Diagram)

Diagram Pohon dapat digambar secara Vertikal maupun Horizontal, dibawah ini adalah contoh gambar Diagram Pohon (Tree Diagram) yang dimaksud.

Pemecahan Masalah dengan Tree Diagram atau Diagram Pohon

Adakalanya suatu sasaran improvement membutuhkan rincian  lengkap tentang bagaimana jalur dan tugas-tugas yang perlu dilakukan untuk mencapai sasaran tersebut. Dalam tujuh alat perencanan manajemen (7 management and planning tools) atau 7 New Quality Tools  terdapat diagram yang dapat mengungkap secara sederhana tentang besarnya suatu masalah serta mengurai apa saja langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk pemecahan masalah tersebut. Diagram itu dikenal dengan nama tree diagram atau atau diagram pohon.

Tree diagram adalah teknik yang digunakan untuk memecahkan konsep apa saja, seperti kebijakan, target, tujuan, sasaran, gagasan, persoalan, tugas-tugas, atau aktivitas-aktivitas secara lebih rinci ke dalam sub-subkomponen, atau tingkat yang lebih rendah dan rinci. Tree Diagram dimulai dengan satuitem yang bercabang menjadi dua atau lebih, masing-masing cabang kemudian bercabang lagi menjadi dua atau lebih, dan seterusnya sehingga nampak seperti sebuah pohon dengan banyak batang dan cabang.

Tree Diagram  telah digunakan secara luas  dalam perencanaan, desain, dan pemecahan masalah tugas-tugas yang kompleks. Alat ini biasa digunakan ketika suatu perencanaan dibuat, yakni untuk memecahkan sebuah tugas ke dalam item–item yang dapat dikelola (manageable) dan ditugaskan (assignable). Penyelidikan suatu masalah juga menggunakan tree diagramuntuk menemukan komponen rinci dari setiap topik masalah yang kompleks. Penggunaan alat ini disarankan jika risiko-risiko dapat diantisipasi tetapi tidak mudah diidentifikasi. Tree diagram lebih baik ketimbang interrelationship diagram untuk memecah masalah, yang  mana masalah tersebut bersifat hirarkis. Oleh karena itu, gunakan alat  ini hanya untuk masalah-masalah yang  dapat dipecahkan secara hirarkis.

Berikut adalah prosedur membuat tree diagram:

1. Buat draft pernyataan sasaran (goal statement)
Buat suatu pernyataan sasaran, proyek, rencana, masalah, atau persoalan lain yang sedang diselidiki. Tulis persoalan tersebut pada bagian paling atas (untuk tree diagram vertikal) atau pada bagian paling kiri (untuk tree diagramhorizontal).
2. Buat team yang tepat
Team harus terdiri dari dari orang-orang yang mampu berpikir analitis (bukan kreatif), dan harus memiliki pengetahuan rinci terkait topik sasaran yang sedang dibahas termasuk keahliannya dalam memecah masalah ke tingkat yang lebih rinci. Idealnya ukuran team berkisar antara 4-6 orang.
3. Buat sub-sub sasaran
Lakukan curah pendapat (brainstorming) untuk membuat batang pertama tree diagram. Hal ini berarti membuat rencana aksi (action plan) apa pada tingkat/level pertama agar pernyataan sasaran dapat tercapai. Terus ulangi hal ini pada level-level berikutnya yang lebih rinci sampai mendapatkan elemen fundamental seperti: tindakan spesifik yang dapat ditugaskan, komponen yang tidak dapat dibagi lagi, akar penyebab, atau sampai team mencapai batas keahlian mereka.

Jika kita telah membuat affinity diagram atau interrelationship diagram  sebelumnya, kita  dapat mengambil gagasan-gagasan dari sana. Tulis gagasan atau rencana aksi tersebut di bawah pernyataan pertama (untuk pohon vertikal) atau di sebelah kanan pernyataan pertama (untuk pohon horizontal). Tunjukkan hubungan antara level tersebut dengan garis panah.

4. Lakukan peninjauan
Lakukan pemeriksaan secukupnya sesuai dengan yang dibutuhkan pada setiap level, gunakan pertanyaan-pertanyan seperti berikut:

• Apakah ada hal-hal yang terlupakan?
• Apakah item pada setiap level telah cukup menjelaskan level diatasnya?
• Apakah item pada setiap level memang benar-benar perlu dilakukan untuk level diatasnya?
• Apakah tugas-tugas yang dihasilkan mengarah pada pencapaian sasaran?

Perhatikan Gambar 1 di bawah ini  adalah contoh tree diagram  dengan sasaran (goal) meningkatkan rasio ekonomi dan arus kas perusahaan.

Gambar 1. Contoh Tree Diagram untuk Meningkatkan Rasio Ekonomi dan Arus Kas Perusahaan.

Fishbone Diagram dan Langkah-Langkah Pembuatannya

Fishbone Diagram dan Langkah-Langkah Pembuatannya

Fishbone diagram (diagram tulang ikan — karena bentuknya seperti tulang ikan) sering juga disebut Cause-and-Effect Diagram atauIshikawa Diagram diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang, sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools). Fishbone diagram digunakan ketika kita ingin mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah dan terutama ketika sebuahteam cenderung jatuh berpikir pada rutinitas (Tague, 2005, p. 247).

Suatu tindakan dan langkah improvement akan lebih mudah dilakukan jika masalah dan akar  penyebab masalah sudah ditemukan. Manfaat fishbone diagram ini dapat menolong kita untuk menemukan akar penyebab masalah secara user friendly, tools yang user friendly  disukai orang-orang di industri manufaktur di mana proses di sana terkenal memiliki banyak ragam variabel yang berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan (Purba, 2008, para. 1–6).

Fishbone diagram akan mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau  masalah, dan menganalisis masalah tersebut melalui sesibrainstorming. Masalah akan dipecah menjadi sejumlah kategori yang berkaitan, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan, dan sebagainya. Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.

Untuk lebih jelasnya, saya akan menguraikan prosedur atau langkah-langkah pembuatan fishbone diagram di bawah ini.

Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram

Pembuatan fishbone diagram kemungkinan akan menghabiskan waktu sekitar 30-60 menit dengan peserta terdiri dari orang-orang yang kira-kira mengerti/paham tentang masalah yang terjadi, dan tunjuklah satu orang pencatat untuk mengisi fishbone diagram. Alat-alat yang perlu disiapkan adalah: flipchart atau whiteboard dan marking pens atau spidol.

Langkah 1: Menyepakati pernyataan masalah

• Sepakati sebuah pernyataan masalah (problem statement). Pernyataan masalah ini diinterpretasikan sebagai “effect”, atau secara visual dalamfishbone seperti “kepala ikan”.
• Tuliskan masalah tersebut di tengah whiteboard di sebelah paling kanan, misal: “Bahaya Potensial Pembersihan Kabut Oli”.
• Gambarkan sebuah kotak mengelilingi tulisan pernyataan masalah tersebut dan buat panah horizontal panjang menuju ke arah kotak (lihat Gambar 1).

Gambar 1. Pembuatan Fishbone Diagram — Menyepakati Pernyataan Masalah

Langkah 2: Mengidentifikasi kategori-kategori

• Dari garis horisontal utama, buat garis diagonal yang menjadi “cabang”. Setiap cabang mewakili “sebab utama” dari masalah yang ditulis. Sebab ini diinterpretasikan sebagai “cause”, atau secara visual dalam fishboneseperti “tulang ikan”.
• Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini antara lain:
  • Kategori 6M yang biasa digunakan dalam industri manufaktur:
    • Machine (mesin atau teknologi),
    • Method (metode atau proses),
    • Material (termasuk raw material, consumption, dan informasi),
    • Man Power (tenaga  kerja atau pekerjaan fisik) / Mind Power (pekerjaan pikiran: kaizen, saran, dan sebagainya),
    • Measurement (pengukuran atau inspeksi), dan
    • Milieu / Mother Nature (lingkungan).
  • Kategori 8P yang biasa digunakan dalam industri jasa:
    • Product (produk/jasa),
    • Price (harga),
    • Place (tempat),
    • Promotion (promosi atau hiburan),
    • People (orang),
    • Process (proses),
    • Physical Evidence (bukti fisik), dan
    • Productivity & Quality (produktivitas dan kualitas).
  • Kategori 5S   yang biasa digunakan dalam industri jasa:
    • Surroundings (lingkungan),
    • Suppliers (pemasok),
    • Systems (sistem),
    • Skills (keterampilan), dan
    • Safety (keselamatan).
• Kategori di atas hanya sebagai saran, kita bisa menggunakan kategori lain yang dapat membantu mengatur gagasan-gagasan. Jumlah kategori biasanya sekitar 4 sampai dengan 6 kategori. Kategori pada contoh ini lihat Gambar 2.

Gambar 2. Pembuatan Fishbone Diagram — Mengidentifikasi Kategori-Kategori

Langkah 3: Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara brainstorming

• Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.
• Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama di mana sebab tersebut harus ditempatkan dalam fishbone diagram, yaitu tentukan di bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan, misal: “Mengapa bahaya potensial? Penyebab: Karyawan tidak mengikuti prosedur!” Karena penyebabnya karyawan (manusia), maka diletakkan di bawah “Man”.
• Sebab-sebab ditulis dengan garis horisontal sehingga banyak “tulang” kecil keluar dari garis diagonal.
• Pertanyakan kembali “Mengapa sebab itu muncul?” sehingga “tulang” lebih kecil (sub-sebab) keluar dari garis horisontal tadi, misal: “Mengapa karyawan disebut tidak mengikuti prosedur? Jawab: karena tidak memakai APD” (lihat Gambar 3).
• Satu sebab bisa ditulis di beberapa tempat jika sebab tersebut berhubungan dengan beberapa kategori.

Gambar 3. Pembuatan Fishbone Diagram — Menemukan Sebab-Sebab Potensial

Langkah 4: Mengkaji dan menyepakati sebab-sebab yang paling mungkin

• Setelah setiap kategori diisi carilah sebab yang paling mungkin di antara semua sebab-sebab dan sub-subnya.
• Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin.
• Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan tanyakan , “Mengapa ini sebabnya?”
• Pertanyaan “Mengapa?” akan membantu kita sampai pada sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi.
• Tanyakan “Mengapa ?” sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai ke situ sebab pokok telah terindentifikasi.
• Lingkarilah sebab yang tampaknya paling memungkin pada fishbone diagram (lihat Gambar 4).

Gambar 4. Pembuatan Fishbone Diagram — Melingkari Sebab yang Paling Mungkin

Diskusi selama sesi brainstorming hendaknya dirangkum, seperti terlihat pada Tabel 1 di bawah ini.

Tabel 1
Rangkuman diskusi pada sesi brainstorming fishbone diagram

Possible Root Cause	Discussion	Root Cause?
MAN
Kemampuan karyawan melakukan tugas (cedera lama, fisik)	Cedera personil teridentifikasi saat briefing K3*. Pelaksanaan tugas tidak tergantung pada fisik.	N
Tidak tahu prosedur K3	Awareness training di OJT sudah disediakan	N
Tidak mengikuti prosedur K3	Karyawan baru di-briefing K3 dan sistem penalti	N
Tidak menghadiri training K3	Pelatihan K3 diberikan dalam orientasi dan OJT	N
MACHINE / TOOLS
Tinggi tempat kerja rendah	Bukan akar masalah jika metode dapat diubah	N
Part sudah usang	Tidak ada part usang menyebabkan insiden	N
Tidak ada tanda bahaya	Tanda bahaya sudah ada	N
METHOD
Prosedur tidak diperbaharui	Review prosedur rutin setahun sekali	N
Tidak ada prosedur K3	Prosedur meliputi prosedur K3 untuk semua kegiatan	N
Prosedur K3 salah	Prosedur sudah ditinjau oleh supervisor, manajer, dept. head	N
Prosedur K3 membingungkan	Prosedur sudah ditinjau oleh supervisor, manajer, dept. head	N
Prosedur terlalu manual	Bag dipegang operator, perlu memastikan tidak ada kebocoran oli, dll.	Y
Tidak ada komunikasi K3	Disertakan dalam OJT	N
MATERIAL
APD** yang salah	Verifikasi dengan vendor sebelum membeli	N
Material yang tidak bisa diandalkan bahan (bag kimia)	Bag plastik rentan robek bila menyentuh objek tajam	Y
Kualitas rendah (pipa, APD, bagkimia)	Verifikasi dengan vendor sebelum membeli	N
Material yang digunakan salah (pipa, APD, bag kimia)	Verifikasi dengan vendor sebelum membeli	N
Tidak ada APD yang disediakan	APD sudah disediakan untuk semua aktivitas berbahaya	N

*) K3 = Kesehatan dan Keselamatan Kerja
**) APD = Alat Pelindung Diri

Dari contoh di atas, fishbone diagram dapat menemukan akar permasalahan, yaitu kabut oli selama ini dibersihkan dengan ditampung di bagplastik yang rentan robek dan selama tidak ada bag plastik ada kemungkinan oli menetes jika kran rusak, solusi bisa dengan menambahkan containment trayatau safety cabinet yang permanen menempel pada pipa.

Jika masalah rumit dan waktunya memungkinkan, kita bisa meninggalkan fishbone diagram di dinding selama beberapa hari untuk membiarkan ide menetas dan membiarkan orang yang lalu lalang turut berkontribusi. Jika  fishbone diagram terlihat timpang atau sempit, kita bisa mengatur ulang fishbone diagram dengan kategori sebab utama yang berbeda. Kunci sukses fishbone diagram adalah terus bertanya “Mengapa?”, lihatlah diagram dan carilah pola tanpa banyak bicara, dan libatkan orang-orang di “grass root” yang terkait dengan masalah karena biasanya mereka lebih mengerti  permasalahan di lapangan.

Rujukan:

Tujuh Kebiasaan Manusia yang Sangat Efektif

Buku oleh Stephen Covey

Seven (7) Habits

Kebiasaan 1 : Jadilah Proaktif

Bersikap proaktif adalah lebih dari sekedar mengambil inisiatif. Bersikap proaktif artinya bertanggung jawab atas perilaku kita sendiri (di masa lalu, di masa sekarang, maupun di masa mendatang), dan membuat pilihan-pilihan berdasarkan prinsip-prinsip serta nilai-nilai ketimbang pada suasana hati atau keadaan. Orang-orang proaktif adalah pelaku-pelaku perubahan dan memilih untuk tidak menjadi korban, untuk tidak bersikap reaktif, untuk tidak menyalahkan orang lain. Mereka lakukan ini dengan mengembangkan serta menggunakan keempat karunia manusia yang unik – kesadaran diri, hati nurani, daya imajinasi, dan kehendak bebas – dan dengan menggunakan Pendekatan Dari Dalam Ke Luar untuk menciptakan perubahan. Mereka bertekad menjadi daya pendorong kreatif dalam hidup mereka sendiri, yang adalah keputusan paling mendasar yang bisa diambil setiap orang.

Kebiasaan 2 : Merujuk pada Tujuan Akhir

Segalanya diciptakan dua kali – pertama secara mental, kedua secara fisik. Individu, keluarga, tim, dan organisasi, membentuk masa depannya masing-masing dengan terlebih dulu menciptakan visi serta tujuan setiap proyek secara mental. Mereka bukan menjalani kehidupannya hari demi hari tanpa tujuan-tujuan yang jelas dalam benak mereka. Secara mental mereka identifikasikan prinsip-prinsip, nilai-nilai, hubungan-hubungan, dan tujuan-tujuan yang paling penting bagi mereka sendiri dan membuat komitmen terhadap diri sendiri untuk melaksanakannya. Suatu pernyataan misi adalah bentuk tertinggi dari penciptaan secara mental, yang dapat disusun oleh seorang individu, keluarga, atau organisasi. Pernyataaan misi ini adalah keputusan utama, karena melandasi keputusan-keputusan lainnya. Menciptakan budaya kesamaan misi, visi, dan nilai-nilai, adalah inti dari kepemimpinan.

Kebiasaan 3 : Dahulukan yang Utama

Mendahulukan yang utama adalah penciptaan kedua secara fisik. Mendahulukan yang utama artinya mengorganisasikan dan melaksanakan, apa-apa yang telah diciptakan secara mental (tujuan Anda, visi Anda, nilai-nilai Anda, dan prioritas-prioritas Anda). Hal-hal sekunder tidak didahulukan. Hal-hal utama tidak dikebelakangkan. Individu dan organisasi memfokuskan perhatiannya pada apa yang paling penting, entah mendesak entah tidak. Intinya adalah memastikan diutamakannya hal yang utama.

Kebiasaan 4 : Berpikir Menang/Menang

Berpikir menang/menang adalah cara berpikir yang berusaha mencapai keuntungan bersama, dan didasarkan pada sikap saling menghormati dalam semua interaksi. Berpikir menang/menang adalah didasarkan pada kelimpahan – “kue” yang selamanya cukup, peluang, kekayaan, dan sumber-sumber daya yang berlimpah – ketimbang pada kelangkaan serta persaingan. Berpikir menang/menang artinya tidak berpikir egois (menang/kalah) atau berpikir seperti martir (kalah/menang). Dalam kehidupan bekerja maupun keluarga, para anggotanya berpikir secara saling tergantung – dengan istilah “kita”, bukannya “aku”. Berpikir menang/menang mendorong penyelesaian konflik dan membantu masing-masing individu untuk mencari solusi-solusi yang sama-sama menguntungkan. Berpikir menang/menang artinya berbagi informasi, kekuasaan, pengakuan, dan imbalan.

Kebiasaan 5 : Berusaha untuk Memahami Terlebih dulu, Baru Dipahami

Kalau kita mendengarkan dengan seksama, untuk memahami orang lain, ketimbang untuk menanggapinya, kita memulai komunikasi sejati dan membangun hubungan. Kalau orang lain merasa dipahami, mereka merasa ditegaskan dan dihargai, mau membuka diri, sehingga peluang untuk berbicara secara terbuka serta dipahami terjadi lebih alami dan mudah. Berusaha memahami ini menuntut kemurahan; berusaha dipahami menuntut keberanian. Keefektifan terletak dalam keseimbangan di antara keduanya.

Kebiasaan 6 : Wujudkan Sinergi

Sinergi adalah soal menghasilkan alternatif ketiga – bukan caraku, bukan caramu, melainkan cara ketiga yang lebih baik ketimbang cara kita masing-masing. Memanfaatkan perbedaan-perbedaan yang ada dalam mengatasi masalah, memanfaatkan peluang. Tim-tim serta keluarga-keluarga yang sinergis memanfaatkan kekuatan masing-masing individu sehingga secara keseluruhannya lebih besar seperti ini mengenyampingkan sikap saling merugikan (1 + 1 = 1/2). Mereka tidak puas dengan kompromi (1 + 1 = 1 ½), atau sekedar kerjasama (1 + 1 = 2). Melainkan, mereka kejar kerjasama yang kreatif (1 + 1 = 3 atau lebih).

Kebiasaan 7 : Mengasah Gergaji

Mengasah gergaji adalah soal memperbaharui diri terus-menerus dalam keempat bidang kehidupan dasar: fisik, sosial/emosional, mental, dan rohaniah. Kebiasaan inilah yang meningkatkan kapasitas kita utnuk menerapkan kebiasaan-kebiasaan efektif lainnya. Bagi sebuah organisasi, Kebiasaan 7 menggalakkan visi, pembaharuan, perbaikan terus-menerus, kewaspadaan terhadap kelelahan atau kemerosotan moral, dan memposisikan organisasinya di jalan pertumbuhan yang baru. Bagi sebuah keluarga, Kebiasaan 7 meningkatkan keefektifan lewat kegiatan-kegiatan pribadi maupun keluarga secara berkala, seperti membentuk tradisi-tradisi yang merangsang semangat pembaharuan keluarga.

Rekening Bank Emosional

Rekening Bank Emosional mencerminkan tingkat kepercayaan dalam suatu hubungan. Seperti rekening keuangan di Bank, kita memasukkan simpanan ke atau melakukan penarikan dari rekening ini. Perbuatan-perbuatan seperti berusaha untuk memahami terlebih dulu, sikap murah hati, menepati janji, dan bersikap setia walaupun orang yang bersangkutan tidak hadir, meningkatkan saldo kepercayaan. Tidak murah hati, melanggar janji, dan bergosip tentang seseorang yang tidak hadir, mengurangi atau bahkan menghapuskan kepercayaan dalam suatu hubungan.

Paradigma

Paradigma adalah cara masing-masing orang memandang dunia, yang belum tentu cocok dengan kenyataan. Paradigma adalah petanya, bukan wilayahnya. Paradigam adalah lensa kita, lewat mana kita lihat segalanya, yang terbentuk oleh cara kita dibesarkan, pengalaman, serta pilihan-pilihan kita selama ini.

Referensi: Diambil dari ringkasan buku 7 Habits

Tugas dan Tanggung Jawab Merchandiser

Merchandiser

MD atau Merchandiser Display adalah salah satu bagian dari team promosi yang bertugas mendisplay atau memajang produk di etalase toko dengan baik.  

Produk yang tertata rapi di etalase selain sedap dipandang mata juga akan meningkatkan penjualan jika produk ditata sedemikian rupa sehingga mudah dijangkau dan ditemukan oleh pembeli. 

Inilah yang melatar belakangi kenapa bagian merchandiser (MD) itu ada. 

Seringkali ketika pembeli pergi ke sebuah minimarket untuk membeli suatu produk tertentu tetapi ketika sampai disana, ia melihat pajangan produk lain yang tertata rapi maka bisa jadi keinginannya akan berubah. 

Tugas Merchandiser Display  tidak hanya bertugas di modern market tetapi juga di retail, di pasar-pasar tradisional akan kita lihat pajangan shampo, deterjen, pelembut pakaian yang tertata rapi. Itu juga hasil kerja Mercandiser. 

Selain itu tugas Merchandiser (MD) lainnya adalah memasang alat promosi produk seperti striker, spanduk, banner dan lain sebagainya sebagai bentuk promosi “di darat” untuk menunjang promosi produk yang telah dilakukan “di udara” lewat iklan di TV, radio atau internet.

Untuk lebih jelasnya berikut ini rincian tugas dan tanggung jawab Merchandiser  (MD) serta kualifikasi yang dibutuhkan bagi yang ingin bekerja di bidang ini:

Tugas dan tanggung jawab seorang Merchandiser (MD)

1. Mengunjungi toko sesuai jadwal yang di tentukan perusahaan
2. Memajang, mendisplay, merapikan dan menata produk
3. Menjaga kebersihan produk yang dipajang
4. Menjalankan FIFO atau FEFO
5. Menjalankan semua progam promosi perusahaan
6. Membantu menjaga stok produk dan memperlebar shelving di etalase toko modern market/tradisional market
7. Membuat laporan akurat sesuai yang ditentukan oleh perusahaan
8. Memberikan informasi tentang produk baru yang sejenis dari kompetitor
9. Melaporkan daftar harga produk sendiri maupun produk kompetitor

Tugas dan Tanggung Jawab SPG

SPG

Banyak sekali pertanyaan yang sering tidak bisa di jawab oleh seorang SPG tentang tugas tugas mereka, 

Apalagi bagi mereka yang baru lulus sekolah dan ingin menjadi seorang SPG/SPB

Fungsi seorang Pramuniaga /SPG/SA secara umum adalah sbb :
- Membantu koordinator dan supervisor dalam mengelola produk, merchandise/barang  dagangan di counter (area penjualan).

Fungsi seorang Pramuniaga/SPG/SA secara khusus adalah
- Membentuk kepercayaan pelanggan terhadap performance perusahaan (toko) dan kualitas produk yang dijual.

- Menebak kebutuhan pelanggan dan membantu memilihkan barang yang sesuai dengan apa yg di inginkan konsumen

- Menjawab pertanyaan pelanggan dan melayani complain dari pelanggan dengan baik.

- Menginformasikan kualitas produk yang dijualnya berserta cara penggunaannya atau perawatannya kepada pelanggan

- Melaksanakan Standar layanan pramuniaga dengan baik.

Tanggung Jawab SPG

- Mencapai produktivitas kerja yang maksimal
- Mencapai target sales
- Menjaga tingkat shrinkage (angka kehilangan barang)
- Melakukan upaya preventif untuk menanggulangi bahaya kebakaran
- Memberi informasi yang benar kepada pelanggan secara bijak
- Menjaga kebersihan Area Penjualan dan Merchandise

Wewenang SPG

- Mengusulkan pembaharuan sistem kerja, penataan dan pemajangan barang   yang siap dijual

- Meminta nasehat, petunjuk dan bimbingan dari atasan dan atau rekan kerja

- Meminta fasilitas yang dapat memperlancar pekerjaan dalam melaksanakan   tugas dan tanggung jawab.

Larangan bagi SPG

- Menilai dan menghakimi pelanggan
- Berdebat dengan pelanggan
- Acuh tak acuh kepada pelanggan
- Bergerombol dan ngobrol berlama-lama di area kerja
- Membiarkan pelanggan menunggu terlalu lama
- Berjalan beramai-ramai di area penjualan saat jam buka toko
- Meletakkan tangan di di saku atau di belakang punggung saat melayani

- Menjanjikan "sesuatu" kepada pelanggan
- Meninggalkan counter tanpa ijin
- Makan-minum, terima telp lewat HP dicounter
- Melakukan transaksi di luar kassa
- Bersandar, jongkok dengan tidak sopan, bertopang dagu, dan menguap
  di area penjualan saat melayani pelanggan

Kegiatan SPG sebelum buka toko

- Membersihkan area penjualan
- Merapihkan, menyusun, dan memajang barang
- Memeriksa kebersihan Fixture dan area penjualan laninnya
- Memeriksa kelengkapan label harga
- Memeriksa persediaan barang / stock barang
- Memperhatikan pengumuman dan acara promosi
- Mengikuti meeting atau pengarahan
- Mengenakan semua perlengkapan kerja

Kegiatan SPG  selama oprasional toko

- Menyambut pelanggan dengan senyuman dan sapaan yang ramah
- Menjaga dan merapihkan barang yang di jual
- Mengisi kembali barang yang telah di jual
- Mengambil alih tugas teman yang sedang cuti / off / sakit
- Mengucapkan terima kasih kepada pelanggan
- Menjaga keamanan barang yang di jual
- Menjaga kebersihan area penjualan

Kegiatan SPG menjelangtutup toko

- Mengucapkan sapaan selamat malam dan terima kasih, Silahkan datang   kembali kepada pelanggan.
- Menutup barang barang jualan dengan kain penutup
- Memastikan area penjualan tetap bersih
- Memastikan area penjualan aman dari bahaya kebakaran
- Mengikuti pengarahan dari atasan