Key Performance Indicators (KPI's) Indikator kinerja
Pengelolaan kinerja pegawai secara efektif merupakan salah satu faktor kunci untuk meningkatkan kinerja bisnis perusahaan.
Dalam hal ini, pengelolaan kinerja yang efektif mencakup proses pengukuran hasil kerja pegawai secara obyektif melalui serangkaian indikator kinerja yang tepat. Melalui metode pemilihan KEY PERFORMANCE INDICATORS, diharapkan proses pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan optimal, obyektif dan memberikan kontribusi positif bagi kinerja bisnis perusahaan.
Pengelolaan kinerja pegawai melalui sistem KPI memberikan sejumlah manfaat positif bagi perusahaan, diantaranya adalah :
• Melalui metode KEY PERFORMANCE INDICATORS maka kinerja setiap pegawai dapat dievaluasi secara lebih obyektif dan terukur, sehingga dapat mengurangi unsur subyektivitas yang sering terjadi dalam proses penilaian kinerja pegawai.
• Melalui penentuan key performance indicators (KPI) secara tepat, setiap pegawai juga menjadi lebih paham mengenai hasil kerja yang diharapkan darinya. Hal ini akan mendorong pegawai bekerja lebih optimal untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan.
• Melalui penetapan KEY PERFORMANCE INDICATORS yang obyektif dan terukur, maka proses pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan secara lebih transparan dan sistematis.
• Hasil skor KEY PERFORMANCE INDICATORS yang obyektif dan terukur juga dapat dijadikan dasar untuk pemberian reward dan punishment pegawai. Dengan demikian, pegawai yang kinerjanya lebih bagus akan mendapat reward, sebaliknya yang kerjanya kurang baik akan mendapat punishment.
• KEY PERFORMANCE INDICATORS = Indikator Kinerja Kunci. KEY PERFORMANCE INDICATORS merupakan Indikator yang memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan target kerja yang telah kita tetapkan
• Indikator KPI harus bersifat terukur. Harus bisa dihitung/diukur.
• Indikator KEY PERFORMANCE INDICATORS juga merujuk pada hasil kerja kita (output kerja)
• Ukuran keberhasilan harus menunjukkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable)
• Ukuran keberhasilan harus dinyatakan secara eksplisit dan rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur
• Biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor Ukuran Keberhasilan sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan diketahui dari pengukuran tersebut. Hindari pengukuran yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah
• Indikator KPI harus bersifat terukur. Harus bisa dihitung/diukur.
• Indikator KEY PERFORMANCE INDICATORS juga merujuk pada hasil kerja kita (output kerja)
• Ukuran keberhasilan harus menunjukkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable)
• Ukuran keberhasilan harus dinyatakan secara eksplisit dan rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur
• Biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor Ukuran Keberhasilan sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan diketahui dari pengukuran tersebut. Hindari pengukuran yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah
Peran Atasan dalam Penerapan KEY PERFORMANCE INDICATORS
• Secara periodik (setahun sekali) Nilai KEY PERFORMANCE INDICATORS dihitung oleh pegawai dan atasannya. Dalam pengisian tabel KEY PERFORMANCE INDICATORS, pegawai dan atasan harus memberikan tandatangan persetujuan pada kolom yang sudah ada di lembar penilaian.
• Secara periodik (setahun sekali) Nilai KEY PERFORMANCE INDICATORS dihitung oleh pegawai dan atasannya. Dalam pengisian tabel KEY PERFORMANCE INDICATORS, pegawai dan atasan harus memberikan tandatangan persetujuan pada kolom yang sudah ada di lembar penilaian.
• Selain itu, dalam proses pengisian itu peran aktif dari para atasan sangat diharapkan sehingga proses pengembangan kinerja dapat berjalan dengan optimal. Diharapkan agar atasan melakukan pertemuan secara periodik (misal setiap bulan) dan mengumpulkan semua anak buahnya untuk membahas pencapaian KEY PERFORMANCE INDICATORS dari masing-masing staf.
• Pengelolaan kinerja SDM merupakan salah satu faktor terpenting dalam kemajuan bisnis perusahaan. Diharapkan sistem KEY PERFORMANCE INDICATORS yang diterapkan akan mampu mendorong kinerja pegawai secara berkesinambungan. Pada gilirannya, hal ini juga akan ikut membantu peningkatan kinerja bisnis perusahaan secara berkelanjutan.
Cara membuat KPI
Ada saatnya kinerja sebuah perusahaan perlu dinilai. Hal ini untuk mengetahui seberapa jauh performa organisasi tersebut, apakah ada kemajuan atau tidak. Tentu saja penilaian tersebut tidak hanya perlu dilihat dari angka yang tertulis di laporan keuangan.
Beberapa hal yang lain juga diperlukan utnuk bahan evaluasi, sehingga visi dan misi perusahaan dapat tercapai sepenuhnya. Apakah semua sudah sejalan dengan target dan tujuan yang dijalankan?
Untuk menjawab pertanyaan tersebut, diperlukan Key Performance Indicators (KPI) atau Indikator Kinerja Utama. Pernah mendengar istilah ini sebelumnya?
KPI digunakan sebagai alat ukur yang memberikan informasi seberapa jauh keberhasilan yang sudah diperoleh oleh organisasi dalam mewujudkan sasaran strategis yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Saat pertama kali dibentuk, sebuah organisasi atau perusahaan menetapkan visi dan misinya. Diperlukan indikator-indikator untuk mengukur apakah selama operasi, perusahaan sudah mencapai hal-hal yang ditargetkan tersebut.
Key Performance Indicators atau KPI bersifat kuantitatif dan disusun berdasarkan faktor-faktor yang mencerminkan penentu keberhasilan sebuah organisasi. Tentu saja, masing-masing perusahaan memiliki indikator-indikator yang berbeda sebagai alat ukur.
Ada organisasi yang KPI-nya disusun berdasarkan prosentase pendapatan dari pelanggan mereka. perusahaan yang menyediakan jasa pelayanan bisa menggunakan jumlah panggilan terjawab dalam menit pertama telepon sebagai acuan. Kemudian, lembaga pendidikan yang lebih tepat menyusun KPI berdasarkan oleh jumlah kelulusan anak didik. Atau organisasi sosial yang menggunakan jumlah pelayanan selama setahun untuk menyusun KPI.
Lalu, bagaimana cara menyusun Key Performance Indicators? Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Indikator kinerja utama bisa disusun dengan metode SMART (Scientific, Measurable, Achievable, Reliable dan Time Bound).
• Scientific
Penyusunan KPI harus bersifat khusus, detail dan terfokus. Indikator-indikator tersebut harus mencerminkan tujuan perusahaan. Setelah menyusun KPI organisasi, disusun pula KPI-KPI berikutnya yang diperuntukkan bagi bagian perusahan di bawahnya sehingga terbentuk KPI masing-masing individu.
Penyusunan KPI harus bersifat khusus, detail dan terfokus. Indikator-indikator tersebut harus mencerminkan tujuan perusahaan. Setelah menyusun KPI organisasi, disusun pula KPI-KPI berikutnya yang diperuntukkan bagi bagian perusahan di bawahnya sehingga terbentuk KPI masing-masing individu.
• Measurable
Indikator kinerja utama harus bisa diukur dan bersifat objektif, seperti menggunakan angka. Contohnya jumlah produksi, jumlah komplain dan jumlak kecelakaan kerja. Selain itu, indikator yang bisa diukur juga harus menunjukkan apakah tingkat keberhasilan kinerja sudah sangat bagus, bagus, kurang atau masih tidak bagus.
Indikator kinerja utama harus bisa diukur dan bersifat objektif, seperti menggunakan angka. Contohnya jumlah produksi, jumlah komplain dan jumlak kecelakaan kerja. Selain itu, indikator yang bisa diukur juga harus menunjukkan apakah tingkat keberhasilan kinerja sudah sangat bagus, bagus, kurang atau masih tidak bagus.
• Achievable
Karena digunakan sebagai petunjuk pengukuran, maka KPI haruslah realistis. Target-target yang disusun di dalamnya seharusnya bisa dicapai oleh semua pihak yang terkait indikator yang nilainya terlalu rendah bisa membuat KPI yang disusun justru diremehkan sehingga tidak ada motivasi bagi setiap pelaksana untuk mencapai sebuah target yang diharapkan. Sebaliknya, apabila indikatornya terlalu tinggi, orang-orang yang berkepentingan di dalamnya akan merasa pesimis karena sudah merasa bahwa mustahil untuk melakukan pencapaian tersebut. itulah mengapa KPI harus disusun secara realistis dan tentu bisa dicapai yang tentunya dengan mempertimbangkan kondisi atau situasi yang ada.
Karena digunakan sebagai petunjuk pengukuran, maka KPI haruslah realistis. Target-target yang disusun di dalamnya seharusnya bisa dicapai oleh semua pihak yang terkait indikator yang nilainya terlalu rendah bisa membuat KPI yang disusun justru diremehkan sehingga tidak ada motivasi bagi setiap pelaksana untuk mencapai sebuah target yang diharapkan. Sebaliknya, apabila indikatornya terlalu tinggi, orang-orang yang berkepentingan di dalamnya akan merasa pesimis karena sudah merasa bahwa mustahil untuk melakukan pencapaian tersebut. itulah mengapa KPI harus disusun secara realistis dan tentu bisa dicapai yang tentunya dengan mempertimbangkan kondisi atau situasi yang ada.
• Reliable
KPI dibuat karena perannya sangat penting dalam sebuah organisasi. Jadi, tentunya indikator-indikator tersebut dapat diandalkan. Dengan adanya KPI, setiap orang yang bekerja dalam organisasi tersebut bisa memperoleh gambaran, tujuan-tujuan apa saja yang ingin dicapai oleh perusahaan dan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
KPI dibuat karena perannya sangat penting dalam sebuah organisasi. Jadi, tentunya indikator-indikator tersebut dapat diandalkan. Dengan adanya KPI, setiap orang yang bekerja dalam organisasi tersebut bisa memperoleh gambaran, tujuan-tujuan apa saja yang ingin dicapai oleh perusahaan dan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
• Time Bound
Menentukan target waktu juga merupakan hal yang penting untuk diperhatikan saat menyusun KPI. Satuan waktu yang digunakan bisa disesuaikan dengan target yang ingin dicapai, bisa per jam, mingguan, bulan atau per tanggal. Contohnya target waktu untuk pembuatan laporan keuangan yang ditentukan setiap tanggap 1 tiap bulannya.
Menentukan target waktu juga merupakan hal yang penting untuk diperhatikan saat menyusun KPI. Satuan waktu yang digunakan bisa disesuaikan dengan target yang ingin dicapai, bisa per jam, mingguan, bulan atau per tanggal. Contohnya target waktu untuk pembuatan laporan keuangan yang ditentukan setiap tanggap 1 tiap bulannya.
Key Performance Indicators (KPI) benar-benar memiliki peranan penting dalam proses evaluasi keberhasilan suatu bisnis atau performa setiap individu yang bekerja di sebuah organisasi yang bersangkutan. Pada saat proses penyusunan, diperlukan pengidentifikasian yang tepat untuk setiap posisi yang ada. Melihat kembali faktor-faktor penting yang harus diperhatikan saat menyusun KPI, bisa dibilang proses ini tidaklah mudah. Oleh karena itu, banyak perusahaan mungkin lebih memilih untuk mencari bantuan konsultan yang berpengalaman dalam hal penyusunan KPI.
Ada enam langkah yang perlu dilewati untuk menyusun Key Performance Indicators. Berikut adalah langkah-langkah tersebut:
1) Mengumpulkan data pengukuran dari strategi perusahaan, target bisnis, proses inti bisnis, harapan pelanggan, baik internal maupun eksternal, hasil pekerjaan setiap unit dan individu pemegang jabatan.
2) Menciptakan key result area yang penting dan key performance indikator yang sejalan dengan atasan.
3) Mereview secara sistematis semua indicator yang telah diciptakan atau ditemukan. Hal ini bertujuan untuk menemukan keterkaitan antara masing-masing indikator dimana sangat penting untuk diperhatikan dalam meningkatkan performa perusahaan.
3) Mereview secara sistematis semua indicator yang telah diciptakan atau ditemukan. Hal ini bertujuan untuk menemukan keterkaitan antara masing-masing indikator dimana sangat penting untuk diperhatikan dalam meningkatkan performa perusahaan.
4) Memperkuat hubungan indikator mulai dari tingkat teratas sampai ke tingkat operasional.
5) Menghubungkan setiap indikator dengan setiap individu pemegang jabatan, memasukkan indikator sebagai pedoman perencanaan pekerjaan dan melakukan aktivitas coaching dan counseling selama proses pekerjaan.
6) Mengevaluasi keefektifan indikator yang sudah digunakan, mengecek apakah sudah tepat, memperbaiki sistem pengukuran performa sesuai dengan perkembangan yang muncul.
Setelah penyusunan KPI selesai, tantangan berikutnya yang harus dilalui oleh semua orang yang terlibat dalam operasional organisasi atau perusahaan tersebut adalah penerapan. Sebelum diterapkan, ada dua hal yang harus disiapkan.
• Mindset tim manajemen
Ada dampak psikologis yang ditimbulkan saat pengukuran akan dilakukan. tiap level manajemen memiliki persepsi sendiri-sendiri terhadap KPI yang sudah disusun. Ada yang merasa tidak nyaman karena sudah berada di posisi aman. Beban pekerjaan yang harus dilakukan juga mungkin bertambah.
Ada dampak psikologis yang ditimbulkan saat pengukuran akan dilakukan. tiap level manajemen memiliki persepsi sendiri-sendiri terhadap KPI yang sudah disusun. Ada yang merasa tidak nyaman karena sudah berada di posisi aman. Beban pekerjaan yang harus dilakukan juga mungkin bertambah.
Beberapa orang mungkin merasa pesimis dengan tingkat pencapaian yang bisa dilakukan sedang yang lain akan merasa antusias dan termotivasi untuk melakukan yang lebih baik.
Untuk mengantisipasi kondisi-kondisi tersebut, pemilik perusahaan atau yang memegang kekuasaan tertinggi di organisasi, mengajak bagian manajemen tingkat menengah untuk berdiskusi dalam menentukan strategi masa depan perusahaan. Penawaran rewards juga bisa menjadi bentuk pemberian motivasi, yang bisa diberikan dalam bentuk bonus, fasilitas, jabatan atau program remunerasi karyawan.
• Sumber data
Penerapan KPI mungkin ingin segera dimulai, akan tetapi prosesnya akan sulit karena terbatasnya sumber data yang menjadi kunci pengukuran. Perusahaan mungkin tidak memiliki database yang cukup tentang kinerja masa lalu atau proses recordnya tidak beraturan.
Penerapan KPI mungkin ingin segera dimulai, akan tetapi prosesnya akan sulit karena terbatasnya sumber data yang menjadi kunci pengukuran. Perusahaan mungkin tidak memiliki database yang cukup tentang kinerja masa lalu atau proses recordnya tidak beraturan.
Selain itu, penggunaan software yang seyogyanya membantu penyediaan data ternyata tidak bekerja sesuai dengan harapan. Masalah seperti ini bisa diselesaikan dengan terlebih dahulu memperbaiki sistem input data. Perusahaan bisa menyewa ahli IT untuk membuatkan program yang efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan.
Perusahaan sebaiknya tidak terburu-buru untuk segera mengimplementasikan Key Performance Indicators yang sudah dibuat.
Terlebih dahulu, dua hal tersebut di atas, yaitu mindset tim manajemen dan sumber data, harus dipersiapkan. Apabila hal itu tidak dilakukan terlebih dahulu, maka kemungkinan besar akan muncul banyak masalah di tengah-tengah proses penerapan indikator kinerja utama yang sudah sebaik mungkin disusun.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar